Visa din trevligaste sida i mejleT

Språkbolaget -artiga mejl- www.sprakbolaget.se

Det händer allt som oftast att man får ett
e-postmeddelande som får en att stanna till: Är hon sur på mig? Varför skulle hon annars skriva som hon gör? Oron är säkert obefogad. Många har svårt att uttrycka sig artigt i
e-posten. 
 
Svenskan har ju ett av världens smidigaste språk. Men det gäller inte alltid. Framför allt gäller det inte artighetsfraser, en avdelning där svenskan står sig slätt jämfört med andra språk.

Anledningen är avsaknaden av artighetsord och fraser som känns moderna. 
Visst har svenskan en hel del möjligheter. I affären, till exempel, kan man mycket väl be någon anställd om hjälp: ”Ursäkta mig, skulle du vilja ta ner det där paketet från översta hyllan?”
 
Men om man vill uppmana en ung man att fimpa sin cigarett? Då blir det gärna ett surt: ”Det är rökning förbjudet här!” Medan man på engelska kan säga ”Please, sir, would you mind putting your cigarette out? Även till en ung man. Tilltalsorden fungerar bra på många språk: Sir, madam, madame, monsieur, signor, signora. Men översättning till svenska blir ”Min dam” och ”min herre” och det har inte fungerat sedan 50-talet. 
 
Det fina med artighet är det medger sändaren att skicka meddelanden som egentligen inte är särskilt trevliga. Det kan därför vara värt att tänka på hur man formulerar sig, och det finns några knep – utan att använda emojis, vilket inte alltid passar.

1. Rätt sak i ämnesraden
 

Börja med att skriva rätt sak i ämnesraden. Där kan hela budskapet rymmas, om man till exempel bara vill säga tack som svar på ett mejl man har fått tidigare. Det fungerar utmärkt. Men om det är ett nytt meddelande – skriv då vad det handlar om, till exempel: ”Din order av syltburkar är mottagen, leverans 7 oktober.” Det hjälper din mottagare att senare hitta meddelandet i arkivet. 
 
När du sedan börjar skriva själva meddelandet, använd det traditionellt svenska sättet: Hej Birgitta!” Utropstecknet gör läsaren på lite bättre humör än om man skriver ”Hej Birgitta,” alltså med komma. Så gör man i exempelvis Storbritannien, men där kan man gärna använda ordet dear, även till obekanta. Det går ju inte alls på svenska. 
 
Men både i Storbritannien och andra länder har det blivit vanligare att skippa det där med ”kära”, utan man går rakt på namnet: ”John,”. Inte heller så bra på svenska. Den som får ett mejl som börjar med ”Torbjörn,” eller vad man nu heter, kan känna sig förflyttad till barndomens klassrum med en sträng lärare i katedern. 

   

2. Hitta en länk till mottagaren
 

Sedan är det dags för första meningen. Ett sätt att verka trevlig är att då hitta en länk mellan dig och mottagaren. Tacka gärna för något, vad som helst egentligen. Tack för samtalet i går, tack för inbjudan. Eller ”Vad roligt det var att ses i onsdags”, ”Vad kul att höra från dig igen”. Finns det ingen länk, får man hitta på: 
 
”Hej Magdalena! Jag har just läst din budgetproposition. Det är en sak jag gärna skulle vilja ta upp…”
 
Ibland måste man börja med att presentera sig: ”Hej Albert! Jag är författare, och har just lagt sista handen vid min första deckare…”

 

3. Tråkiga besked
 

Om ditt e-postmeddelande har ett innehåll som inte kommer att tas väl emot, är det extra viktigt att tänka på hur du fortsätter. Det gäller att vara artig och trevlig, men ändå tydlig. Ingenting får missförstås: 
 
Hej Svante!
 
Tack för den trevliga festen ditt företag bjöd på i förra veckan, det var roligt att träffa er alla. 
 
Tyvärr har jag nu dåliga nyheter. Lönsamheten i mitt företag har dalat under en tid, och min revisor har gett mig rådet att sluta sälja elektriska rakapparater. Den leverans som jag väntar från dig i slutet av månaden blir därför den sista. 
 
Vi har haft ett utmärkt samarbete i många år, och det är med tungt hjärta jag har fattat det här beslutet. Dina varor håller mycket hög klass, dina leveranser är alltid i tid och vi har aldrig haft några konflikter. Du får gärna använda mig som referens hos framtida kunder. 
 
Jag önskar dig all lycka i fortsättningen.
 
Varma hälsningar,
Sture Fransson
 
Det finns massor med artighetsord i mejlet ovan som ”tack”, ”tyvärr” och ”tungt hjärta” ”hög klass”, ”referens”, ”önskar dig all lycka”. Genom att dekorera texten med dessa, förstår mottagaren att de avbrutna leveranserna inte beror på honom eller produkten. Det bäddar för en god relation även i framtiden, ingen vet ju vad den för med sig. 
 
Avslutningen är lika viktig som inledningen. En mening som ”Jag önskar dig…” som läggs in strax före hälsningarna höjer artighetsgraden. Det gör även ordet ”varma”. 
 
Samma text utan allt detta skulle låta så här: 
 
Svante,
 
Jag har dåliga nyheter. Lönsamheten i mitt företag har dalat under en tid, och jag måste sluta sälja elektriska rakapparater. Den leverans som jag väntar från dig i slutet av månaden blir därför den sista. 
 
Hälsningar,
Sture Fransson
 
Tyvärr är det den senare versionen som ofta hamnar i folks mejlbox. Det kräver en liten ansträngning att göra det trevligare, men inte särdeles stor. 
   

© Språkbolaget 2020
Publicerad: 2020-10-12


 

läs mer: